zuckerberg come perdere meno tempo in riunione

Zuckerberg: ecco come perdere meno tempo in riunioni

I meeting inutili sono una gran perdita di tempo e nemmeno le più invidiate aziende tech ne sono immuni – Facebook esclusa, ovviamente. Sheryl Sandberg, dirigente di Facebook e autrice del best-seller Facciamoci avanti. Le donne, il lavoro e la voglia di riuscire, rispondendo a una domanda sulla sua giornata tipo in un post su Quora, ci permette di sbirciare all’interno dell’azienda, raccontando in che modo Mark Zuckerberg organizza le riunioni.

Il fondatore di Facebook ha capito che ha più senso ridurre le riunioni e risparmiare al team continue interruzioni, anziché disperdere tempo ed energie. «Quest’anno, Mark ha fatto un ottimo lavoro per migliorare l’efficacia dei meeting», scrive Sandberg. Ma come ci è riuscito?

Grazie a due strategie di semplice buon senso ma utilissime per rendere più scorrevole la comunicazione. Primo: «Ci chiede di inviare il materiale in anticipo in modo da sfruttare il tempo del meeting per discutere». Secondo: «Quando ci sediamo in riunione, facciamo in modo di aver chiaro qual è il nostro obiettivo: siamo lì per prendere una decisione o per discutere?»

In queste due richieste di Zuckerberg non c’è nulla di eccezionale. Eppure il suo approccio è condiviso da vari esperti. Jason Shah, Ceo di Do.com, una webpage interamente dedicata a ottimizzare i meeting, propone un breve elenco di metodi molto simili:

  1. Domandatevi se la riunione è veramente necessaria, e se non lo è non esitate a cancellarla.
  2. Chiarite bene lo scopo della riunione.
  3. Fate in modo che le persone arrivino preparate.
  4. Cominciate la riunione all’ora stabilita.
  5. Fate dei report per documentare e condividere gli argomenti affrontati.

Ogni meeting dovrebbe avere uno scopo dichiarato, dice Shah, ad esempio: «Entro la fine della riunione dobbiamo aver preso questa decisione» oppure: «Siamo qui per discutere di…». Vietato convocare meeting con fini generici, come «riunione di vendita». Chi convoca una riunione dovrebbe anche accompagnare la convocazione con «una lista delle domande chiave su cui riflettere». Jeff Bezos, numero uno di Amazon, chiede addirittura ai suoi dirigenti di presentarsi alle riunioni con un dettagliato promemoria scritto.

In fondo si tratta di strategie di buon senso, facili da attuare e adottate da molti numeri uno di successo. Colpisce che molti leader permettano invece ancora ai loro collaboratori di vagare tra le sale riunione senza la benché minima idea degli argomenti da discutere o degli obiettivi da raggiungere.

Giovanna Girardi

Giovanna Girardi si è laureata in Filosofia all'Università degli Studi di Milano e ha conseguito un master in International Journalism presso la City University London. Tiene un blog di cinema e ha collaborato con diverse redazioni con taglio internazionale, come TPI e Cafébabel.

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